为加强我总社档案的收集、整理和管理工作，完整地保存在运行中形成的档案材料，提高归档文件、材料的质量，有效的为我总社工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，结合工作实际，特制定本档案管理制度。 

第一章  归档立卷 

第一条 归档立卷范围

（一）县供销合作总社形成的文件材料

1.县供销合作总社印发的所有正式文件，包括云移、函、会议纪要等及其他文件，由办公室收集、整理、立卷、归档；

2.县供销合作总社关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、办公室形成的各类综合文字资料和统计报表等由办公室收集、整理、立卷、归档；

3.人员进出、人事任免等有关材料由办公室收集、整理、立卷、归档；

4.会计凭证、会计账簿、财务会计报告等财务档案由财务科收集、整理、立卷、归档；

5.各业务科室形成的各类项目档案、综合报表由业务科室收集、整理、立卷，再移交办公室归档；

6.各科室开展活动形成的文字、图片、视频资料等需要及时整理，并注明事件发生的时间、地点、参加人员、拍摄者等信息，并移交办公室归档；

7、各业务科室工作中形成的业务数据，有需要归档的，由业务科室拷贝至光盘后移交办公室归档。

（二）上级机关文件

省供销办、省其它部门，市委、市政府、市供销服务总社，县委、县政府的来文、来电、批复等文件由办公室收集、整理、立卷、归档。

（三）同级机关文件

县直其它同级机关的来文、来电、函等文件由办公室收集、整理、立卷、归档。

第二条 文书、财务档案资料应于每年五月底前移交档案室，六月底前完成归档上架工作；各业务档案资料应于每年五月底前移交档案室，六月底前完成归档上架工作，确因工作需要延迟移交的需提供最迟移交时间。

第三条 归档案卷必须符合国家档案局8号令，严格分类方案，保管期限，按照永久、30年（长期）、10年（短期）进行系统的编排编目。

第二章  档案保密 

第四条 认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，加强档案的管理工作，严守党和国家的机密，维护档案的完整与安全。

第五条 档案材料确保安全，不可丢失和遗漏。

第六条 绝密、机密的档案资料要加强管理，凡需查阅或借阅的必须经分管领导批准，并限定在档案室内查阅或办理借阅手续。

第七条 保密档案密级的变更和解密，必须严格按国家有关保密的法规制度办理。

第八条 档案管理人员不得向外泄露机密，不得携带档案材料出入公共场所。

第三章  档案查阅 

第九条 外单位人员查阅本单位有关档案的，需持单位介绍信，由总社分管领导签字同意方能查阅，并需填写《档案查阅单》。

第十条 凡本单位工作人员查阅档案，查阅人员必须在档案管理人员陪同下查阅档案，不得持卷离开档案室，确需借阅的必须填写《档案借阅单》办理借阅手续。

第十一条 查阅人员须爱护档案材料，不得污损、涂改、圈画，更不得拆卷、抽页、泄密。确需复印的须经办公室负责人审批后方可办理。

第十二条 凡需复印的，必须到指定地点进行复印，以防泄密。

第四章  档案销毁 

第十三条 定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案经请示档案局后再进行销毁。

第十四条 对销毁档案的鉴定，应由领导、档案技术人员和档案管理人员组成的鉴定小组负责鉴定工作。

第十五条 凡是应销毁的档案应先逐件登记造册，经总社领导批准，报档案管理人员备案后，方可销毁。财务档案的销毁需在档案局及财政局有关处室备案后方可销毁。

第十六条 销毁时应派两名同志负责监销。

第五章  档案管理员工作职责

第十七条 努力学习新制定的档案管理规定，积极参加有关档案业务培训，不断提高业务素质。

第十八条 按照《中华人民共和国档案法》和有关规定，保管好供销合作总社全部的档案资料，做到文件齐全，装订规范，便于查阅。

第十九条 严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

第二十条 切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

第二十一条 每年度要对档案室进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第二十二条 每年十月以前，将上年度所有档案材料整理编目立卷上架。

第二十三条 按照保管年限有关规定，定期向档案局移交有关档案。

第二十四条 不得外借档案室文件，查阅文件必须办理审批手续。

第二十五条 档案室，非本室工作人员不得擅入。

第二十六条 严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

第二十七条 做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

第二十八条 熟悉消防器材的性能及使用方法，做好消防器材的保养更新工作。

第二十九条 管理档案室的一切财物。

第三十条   档案室确定专人管理。

第六章 附则

第三十一条 本规定自修订之日起执行，由办公室负责解释。