各办公室、服务中心，各行政村、社区、股份经济合作社：

为进一步提高我街道档案工作管理水平，完善档案管理，现将档案室档案管理各项制度印发给你们，请结合实际贯彻落实。

附件：

1.综合档案室工作职责

2.档案管理人员岗位职责

3.档案立卷归档制度

4.档案借阅利用制度

5.档案库房管理制度

6.档案统计制度

7.档案保密制度

8.档案鉴定销毁制度

9.档案保管制度

凤凰山街道办事处                      

2020年12月  日

(此件公开发布)

抄送：

附件1：

综合档案室工作职责

一、负责做好街道文书、业务、会计、基建、特种载体等档案集中统一管理，维护档案完整和安全。定期收集、接受各科室的文件材料，定期进行鉴定和组卷归档。

二、认真、规范整理档案，做好档案分类、立卷、案卷排列和编制档案目录。

三、加强档案保管、库房管理做到“八防”、“三无”，确保档案安全。

四、开展档案利用、编研工作，为街道经济社会发展服务，定期将具有长期保存价值的档案向档案管理机构移交。

附件2：

档案管理人员岗位职责

一、认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策、规定，严格遵守单位的各项规章制度。

二、热爱档案工作，认真学习档案业务知识，不断提高业务水平和工作能力，确保档案工作顺利完成。

三、集中统一管理单位的全部档案，负责各种文件资料的收集登记、整理、处理、归档、保存等工作，同时对各科室的档案工作进行监督和指导。

四、严格遵守党和国家的保密制度，维护档案的完整和安全。

五、定期检查档案保管情况，对破损或褪变的档案要及时修复，配置必要的检查工具。

六、积极开发档案信息资源和利用，为领导科学化决策、科学化管理提供依据，为业务开展提供优质服务。

七、热情接待，为查询单位和个人提供方便，并积极做好档案利用效果的登记和统计工作。

附件3：

档案立卷归档制度

一、立卷归档文件要完整、准确、系统，能反映街道工作活动和历史面貌，要求字迹工整、图样清晰、制成材料耐久，利于长期保存。

二、立卷归档范围:凡是街道工作中形成的，上级下发与街道职能有关并要执行的，具有保存价值的文件材料。

三、归档时间:

(一)文书、业务等档案应在次年6月底前归档完毕，移交综合档案室。

(二)会计类档案应在次年6月底前归档完毕，由财务部门自行保管一年后，移交综合档案室。

(三)基建类档案在项目完工时系统开展整理工作，在项目竣工验收时同步开展档案专项验收，验收合格后移交综合档案室。

(四)设备类档案应在设备安装、调试、运行后一个月内，将设备购置合同、装箱单、说明书、图纸操作规程等一并整理、立卷，移交综合档案室。

(五)特种载体类档案应在相关活动结束或段落终结时及时归档，移交综合档案室。

附件4：

档案借阅利用制度

一、凡利用已存库房档案，应按规定办理利用手线，填写《档案借阅登记表》，利用者只能查阅指定利用内容，不得任意翻阅其他档案资料。外来人员如需摘录或复制档案资料，必须经分管领导批准。

二、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，及时交档案管理员存档。

三、利用者要爱护档案，不得涂改、圈划、撕拆、污损、丢失档案，违者按《档案法》及有关规定，视情节追究相关责任。

四、严守档案机密，查阅档案时涉及到的机密内容不许外传。

五、利用库房档案一般在档案阅览室进行，原则上不可外借，特殊情况要办理借阅手续，须经分管领导批准，并限期归还。利用者要确保档案的安全，归还时档案员需当场验收，办好归还手续。

六、本单位人员需利用档案由处室负责人审批，利用机密以上档案须经分管领导批准；外来利用者必须持合法证明，说明利用内容、目的，经分管领导批准后利用。

附件5：

档案库房管理制度

一、定期检查库房的防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠等情况，采取有效预防措施和配置必要设备。

二、每周记载库房内的温度和湿度，并根据季节和天气及时调节库房内温湿度，温度保持14℃-24℃，相对湿度保持45%-60%。

三、库房内应保持整洁，做到窗明、门洁、地净、箱柜无灰尘。

四、档案箱柜内应及时放入和更换防虫药物。库房内严禁存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火。

五、库房档案要分类存放，箱、柜、架必须排列整齐，并编上号码。

六、库房门窗必须紧闭，库房钥匙应专人保管，非档案管理人员严禁入内。

附件6：

档案统计制度

一、定期对档案工作的规模、水平、结构及档案数量等进行统计，主要有:档案工作情况统计表，档案数量、提供利用及效果统计表等，为制定档案工作计划、总结提供数据。

二、保证统计数据的准确性，坚持实事求是的原则，如实反映情况。严肃认真对待每一一个数字，确保统计数字的准确性，符合客观事实。

三、及时统计文件资料的收进、移出、保管、利用等情况，做到库底清楚。按时按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。

四、定期检查各处室的档案及档案统计工作情况，及时进行统计分析。

五、档案统计工作必须遵守国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，使档案统计工作规范化和科学化。

附件7：

档案保密制度

一、档案工作人员必须严格遵守党和国家有关保密工作的规定，确保档案政治安全。

二、借阅、查阅涉密档案，应严格履行领导审批、本人登记手续。

三、利用涉密档案者负有保密的责任，不得将档案带走或转借他人，禁止携带档案外出。

四、涉密档案一般不得复印、摘抄，如确属正常工作需要，需经有关领导批准。

五、涉密档案收回后要及时入柜加锁，不得在外存放。

六、保密期限已满的档案，要及时解密，积极提供利用。

七、档案室必须安装安全设施。

八、档案工作人员发现失、泄密事件要及时报告并采取补救措施，避免或减轻损害后果。

附件8：

档案鉴定销毁制度

一、成立街道档案销毁鉴定领导小组，负责档案的鉴定销毁工作，即负责对档案保管期限的审查，对已到保管期限的档案作出存毁意见。

二、鉴定小组按有关档案保管期限的规定，制定本街道档案保管期限表，定期对档案的保管期限和密级进行评审。

三、经过鉴定，凡是无需继续保存的档案，应由本街道档案销毁鉴定领导小组提出销毁意见，会同档案产生部门共同鉴定，严格审查，经鉴定小组审核后对应销毁的档案造册，提出销毁报告,报主要领导批准，并报档案行政管理部门备案后销毁。

四、档案销毁要履行审批手续，任何科室和个人不得擅自销毁。

五、销毁档案时应与街道负责保密、保卫的同志取得联系，由分管领导指定两人以上专人负责监销。监销人员在销毁档案时，应认真清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告分管领导。

附件9：

档案保管制度

为进一步规范档案保管行为，提高档案管理水平，确保档案安全、齐全、完整，特制定本制度。

一、街道各种门类和载体档案必须集中到综合档案室统管理，确保档案的完整和安全。

二、档案由专职档案管理人员负责管理。各科室兼职档案员负责本科室应归档的文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档、保管和向档案室移交工作。管理人员应以认真负责的态度，科学的管理方法，按照档案管理的要求，管好用好。

三、档案库房要具备防盗、防火、防潮、防强光、防尘、防高温、防有害生物和防污染等基本条件和良好的卫生环境，严禁在库房堆放杂物。管理人员要经常进行检查，发现隐惠及时排除。

四、坚持库房温湿度记录，掌握其变化的规律和特点，做好控制与调节工作，保持适当的温度(14℃-24℃)和相对湿度(40%-60%)。

五、存放档案必须用符合标准的专用箱柜，按不同门类和载体分别排列，做到择列有序，方便查找，箱柜内应放置防虫防霉药品并保证药效。

六、档案管理人员要按照统计表对室藏档案进行定期或不定期的核对检查，查对有无丢失、短少、混乱情况，并注意检查虫害霉变破损等情况，对发现问题要及时采取各种补教措施，保持完好无损，做到统计帐中与室藏帐物相