8月7日，趁着午休时间，平阳县委办文书白海容向领导征求意见，能否今后不再专门将非保密类的纸质文件打印归档，因为她认为没有像以前那么必要了。
白海容之所以提出此议，是因为平阳县正在全县范围内推行无纸化办公，所有非保密性的普发文件，不管上传下达，均通过专用的电脑系统网络传输。一旦需要某份文件，电脑上一搜索就都有了，纸质档案变得无足轻重。
根据平阳县的安排，7月16日起到8月底，是这个系统的试运行时间。在此期间，电子文件和纸质文档双轨运行。到9月1日正式运行之后，将根据不同情况，逐步实现普发文件的全电子化传输，最终停止下发各乡镇、部门的纸质文件，同时停止接收各乡镇、部门上报的请示等纸质公文。
平阳县信息化管理办公室主任曾毅说，此举不仅意味着办公方式的变化，其中更蕴含着行政方式的变革。
“电子政府”后面的清晰责任
“根据规定，各联网单位从平阳县党政机关协同办公系统收取的电子公文，一律视为正式公文，与相同内容的纸质公文具有完全相同的效力，接收单位应按照规定程序和要求及时处理。”曾毅说。
在这段试运行时间里，白海容已经完全转变了工作习惯。电子公文大大减轻了她的工作量，也减少了工作失误的机会。
“以前领导要找个什么文件，我得先到文件登记目录里去找，找到目录后再找文件。但这样的文件一借出去，一旦借阅者忘了还，基本上都会丢失。而现在，普发文件一般都放在共享里，不管是谁，只要想调阅这个文件，关键词一搜索，就全有了。”
“而且，一旦真丢了，让其他单位的文书帮忙调一份出来也很方便，也就几分钟的事，跟以往没法比。”
令白海容高兴的另一件事，是今后再也不会出现公文没收到，或者其他扯皮的事情了。
以前她最头疼的文件是会议通知。县里组织一次会议，白海容要通过邮局寄出去120多份会议通知。为防止会议通知收不到，还得一个个打电话通知，但电话也不能保证一定能通知到当事人。这个时候，白海容都会请自己的科室领导和同事帮忙分头打电话。即使这样，还是经常有人因接不到通知而误了会议。
“这个时候，究竟是我们没通知到的责任，还是其他方面的责任？没法认定。而现在，如果他没打开过文件，我们会短信催收。如果他看过文件了，我们就会得到已经签收的反馈，电脑会自动记录，再不会出现差错、推诿扯皮的现象。”白海容说。
前段时间县里开个会议，有些乡镇的人就没来，电话一问，说是没接到通知。“这种现象很多，我们也没法核实是真没收到文件，还是忘了没来。但是今后一旦正式运行，肯定不会再出现这样的问题了。”白海容说。
南麂镇是平阳的一个海岛镇，如果天气正常，快艇要将近一个多小时，交通轮要三个多小时才能到。邮政局递送的邮件在一周左右时间内到达是很正常的事。一旦来了台风，可能两周时间都到不了，现在实行电子公文后，就可以及时收到了。
现行的纸质公文传输途径是，先由单位起草人员起草，并经单位领导审核后印发，然后通过邮政系统分寄到各单位。而下级机关提交的请示、报告类文件，也是通过邮寄。有些急件，就只能派专人送到上级机关。
“这种文件最容易出事故。因为专人送来的材料往往直接送给领导，没有经过文书收文程序，没有文件编号，一旦文件遗失，就无法归档保存。与此类似的还有会议材料，与会人员一旦不将会议上散发的文件交给文书归档，也基本上无处可查。”白海容说。
被新技术改变的行政习惯
目前，包括直属机构在内的平阳县140多个乡镇和部门机构，已经进入了这个平台。但有些单位至今没有电脑，因此未能正式启用。
其中县委办、县府办、县纪委、组织部等机构，已经开始运行。这些机构的领导非常支持无纸化办公，并且已经形成习惯，曾毅将此归结于领导的支持。“如果没有县领导的大力支持，上行下效，我们即使把这个系统做得再好，也没人用。要是县长用这个系统了，局长们即使不懂电脑，第二天也会去学。”
白海容说，目前最难改变的是年纪较大的一些同志。他们时间紧张，阅读和批示文件已经形成了固定的习惯，骤然改变有相当难度。“有些单位的同志虽然已经经过电脑培训，但还是很不习惯电子文档阅读。一有文件来，便说‘帮我拉一份出来’。”
“有些地方的公文系统为了避免这种现象出现，规定一份文件只能打印一份。如果要多打印，就要另行请示发文。否则，只能复印。如此一来，很多人可能不得不主动去适应无纸化办公。”曾毅说。
白海容认为，在领导的行政习惯改变之前，电子公文快捷、方便的优势依然得到体现。
改变的还有单位内部的文件流程。在目前，每个单位的文件起草、签发流程都不同。“OA系统”尽管有自己统一的起草、发文流程，但还是要针对不同单位的要求，还必须专门为每个单位设计特定的流程。
在这个系统上，公务员之间可以实现点对点的邮件即时传输，相当于将全县的公务员都纳入一个大的办公系统之中，实现行政行为的无缝衔接。
实际上，由于温州部分市级单位已经实现了无纸化办公，这给下属县市造成了压力，也带来了动力。“温州有些单位现在拒绝接收纸质文件，因为我们发过去之后，他们还得重新输入电脑，打字麻烦，出错机会也多。”曾毅说。
曾毅现在担心的是，有些乡镇的文书年龄偏大，连基本的电脑操作都不会，要他们学会使用这套系统，难度很大。这涉及到培训、习惯的养成等等方面，即使9月1日正式运行，肯定还得有一段时间作为过渡期。
“领导重视了，工作就好做。习惯是可以改变的，只要领导有决心，这个习惯的改变可能只需要较短时间就够了。”曾毅说。
——文书的新职责
白海容的桌上，永远摆放着各种来往公文。作为县委办的文书，她是公文往来的中枢，所有要下达的文件和下级单位报送上来的材料，均要白海容经手。
在别人看来占尽信息优势的她，深感文牍之累。因此当新的电子文件传输系统配备之后，她立即拥抱了这个新的技术手段。
平阳县使用的这套系统名为“平阳县党政机关协同办公系统”，每位公务员都有一个个人账号。进入这个账号之后，可以使用起草、审核、签发文件和收发文件等功能。
在这个系统下面另有一个子系统，名为“电子公文交换系统”，这个系统每个单位只有一个账号，由单位文书掌握。如果有新文件传输到这个单位，文书端口便会显示，然后进行文件登记，通过办公自动化系统（简称“OA”系统）转发给本单位有关人员。
为保证公文及时有效传达，平阳县规定，每个单位要指定专人负责电子公文交换工作。工作日要保证每天上午和下午上班后、下班前10分钟各刷新接收一次，急件要及时接收，不得出现电子公文积压、延误现象。如果传输的文件没有被打开，则发送端会显示没有签收。发送者可以用手机短信催发，要求接收单位尽快接收，直到收到反馈为止。
在白海容看来，这其实就是文书工作的电子化，文件载体由原来的纸质变成了电脑数据传输。
“以前其他单位部门到我们这里查文件，我们都要翻箱倒柜地到处查找纸质文件，年代久远的还要到档案局查找，现在实行电子公文办公后，文件资料就可以通过共享文件库查找了，大家通过网络，使用自己的账号搜索一下，点点鼠标就有了。”白海容说。
据平阳县委办的统计，县、乡和部门之间的公文往来，基本上都是普发文件或者请示报告，一年之中涉密文件数量很少。这意味着，这套系统正式运行之后，几乎所有的文件都可以通过这套系统传输。
曾毅说，目前系统还在逐步完善，为了提高工作质量，方便使用，各文书之间还建了一个QQ群，全县140多个单位的文书，都在这个群里交流工作和使用心得。
——政务公开的又一渠道
白海容作过一个估算，电子公文传输后，每年可以节约2万至3万元的纸张、硒鼓等费用。目前，县委办每年要用掉32万张纸以上，每月要用掉一只硒鼓,发出的文件不计其数。
而在平阳县，这样的机构有140多个。在自动化办公系统中，以县委办和县府办为枢纽，将各乡镇与县级单位的纵横相联，费用的节省更加明显。
在她办公室里，桌上和文件柜里都是文件和文件夹，有些文件还保存在专门的地方。“今后一台电脑这些东西全装进去了。”
“节约纸张不仅是费用问题，还体现了政府节约、环保的意识。”曾毅说。
在另一方面，由于公文电子化，也为政务公开打开了方便之门。
曾毅说，目前除了法规类文件，其他普通文件很少上网。除了观念上的原因，技术上也很麻烦。要把纸质文件输入电脑再上传，如果没有硬性约束，谁来做这些事？
但公文电子化之后，如果相关单位领导认为可以上网向普通民众公开，那么就可以直接公布在互联网上，大大方便民众查阅。
根据国家有关规定，平阳县成立了政务公开工作小组。“今后普发文件的公开是常态，不公开是例外。除了一些部门之间的工作交流、简报之外，与民众有关的文件，应该尽量上网。”曾毅说。
对公务员来说也是如此，以前查阅一个文件，需要找文书，甚至他都不一定知道有这个文件的存在。而现在，文书可以把收到的文件转发到每个人的账户上，一登录个人账户就能看到文件了。
曾毅打算，下一步将政府机关内部主办的信息刊物也从这个系统上走，不用再打印出来下发。但主要的普发文件还是以会议通知、督查通知、信息类简报等为主，以及各乡镇、部门上报县委、县政府的请示、报告、信息等。
“在这个网上，只要不是有意的信息封锁，140多个机构的文件信息，在各个单位之间都具有相当的公开性、透明性。相比以往各部门之间各自为政，在这个系统上，相当于大家从每人一间的小办公室搬到了大厅里集中办公，其意义不言喻。
