各乡（镇）人民政府，县政府直属各单位：

现将修订后的《云和县人民政府办公室公文处理实施细则》印发给你们，请参照执行。

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○三年二月十七日

 

 

云和县人民政府办公室公文处理实施细则

 

为进一步做好公文处理工作，促进公文处理规范化、制度化、科学化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和省人民政府办公厅关于公文处理的有关规定，结合我县实际，制定本实施细则。

一、收文办理

1、签收和登记。凡送县政府、县政府办公室的公文，统一由文书室签收登记。签收时要逐件清点，急件要注明签收时间。登记时要将紧急程度、工保密期限、发文机关、发文字号、标题、收文份数、收文日期等逐项填写清楚。紧急公文要随到随收随送。

2、批注和审核。送县政府的公文由文书室收发人员填附“云和县人民政府公文处理专用笺”，送县政府办公室主任批注；送县政府办公室的公文由文书室收发人员填附“云和县人民政府办公室公文处理专用笺”，送秘书科科长批注。批注时间一般不超过1个工作日。对不符合国家法律、法规及其他有关规定的文件,对不符合行文规则，格式极不规范的文件等，由文书室收发人员或批注入注明不予处理的原因，退还来文单位。

3、批办和传递。阅批公文一般不超过2天（出差除外）。负责人批办意见要切实可行，便于操作,对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签名视为同意；没有请示事项的，签名表示阅知。县政府领导签批文件后，由分口秘书及时退还文书室，办公室各科室签批文件后，由对应科室及时送还文书室，文书室要加强督促和检查，做到及时、准确、保密，避免漏传、误传和延误。

4、承办和催办。各科室承办的文件，除文中有时限要求外，一般应在10天内办妥；特急文件应急事急办；情况比较复杂、需反复协调的应在15天内提出初步办理意见，送有关领导阅示并给来文单位答复。对领导在文件上的批示，需督查的，由文书室移交督查室，进入督查程序；不需督查的，由文书室交分口秘书用文件抄告单或复印的形式告知有关单位。所有文件批办完毕后,由督查室和分口秘书收回批示件并在文件“公文处理专用笺”办理结果栏签署“办毕”意见，将原件退回文书室。文书室在年末

集中整理、归档。

二、发文办理

（一）发文原则

1、县政府和县政府办公室的公文，是县政府和县政府办公室在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和公务活动的重要工具。行文要少而精，讲求实效，

力戒形式主义、文牍主义。

2、以县政府名义行文的必须是关系全局的重大问题和依照法律、法规、规章等规定必须由县政府行文的事项。

3、上级政府主送县政府或县政府办公室的文件，结合本县情况，需要拟发相应文件的，应着重部署贯彻执行的意见或作出有补充内容规定，尽量避免对上级文件的重复抄录。省、市政府各部门主送县政府各部门的文件，需要往下转发或部署贯彻执行的，原则上由各有关部门或联合行文，某中需要请示县政府同意的，经县政府领导签批后，可在文内注明“经县政府同意”或“经县政府领导同意”。

4、县政府各部门对某项工作的部署意见，属于其职权范围内的，由部门直接发文；涉及面较广的，可由各部门联合发文，其中需要请示县政府同意的，经县政府领导签批后，可在文中注明“经县政府同意”或“经政府领导同意”；需要县政府转发各地贯彻执行的，除特别重要事项外，一般以县政府办公室名义转发。

5、各种领导小组、委员会等非常设机构的设立、调整和撤销，一般由县政府办公室发文，组成人员名单后面注明所在单位，一般不列职务。非常设机构个别人员的调整，除负责人外，由其自行发文。各种领导小组、委员会等非常设机构，在其职责范围内作出具体工作部署，自行发文，县政府办公室不予转发。

6、根据全省计算机政务网络建设的实际情况，县政府办公室公文收发同时实行纸质、电子文件双轨制运行。

   （l）县政府、县政府办公室文件在纸质文件报送的同时，将电子文件通过计算机政务网络传输到省、市政府办公厅（室）。

   （2）认真及时地接收省市政府、省市政府办公厅(室)在计算机政务网络上发布的文件。

   （二）发文种类

 

1、县政府文件，根据文件内容和发送范围分：

（1）《云和县人政府文件》（大版头）搞“云政”字号，用于向省、市人民政府报送请示、报告和意见等上行文。

   （2）《云和县人民政府文件》，编“云政发”字号，用于普发范围的下行文；编“云政函”字号，用于不相隶属单位之间行文和个别单位受文的节行文或平行文；编“云政干”字号，用于对县政府管理的干部任免事项。

（3）《云和县人民政府令》，用于发布县政府规范性文件，自发第l号令起，按自然顺序编号，不受年度限制。

2、县政府办公室文件，根据文件内容和发送范围分:

（1）《云和县人民政府办公室文件》（大版头），编“云政办”字号，（小版头）编“云政办发”字号，用于普发范围的下行文；（小版头）编“云政办函”字号，用于不相隶属单位之间行文和个别单位受文的下行文或平行文。主要用于县政府办公室与有关部门和单位商洽、询问和答复的一般事项。

（2）《云和县人民政府办公室》(信笺头)编“云政办提”字号，用于答复人大代表建议、政协委员提案。

（3）《云和县人民政府办公室文件抄告单》，主要用于简要答复请示事项，或不宜原件复印的县政府领导批示的事项。

3、县政府会议纪要

（1）《云和县人民政府全体会议纪要》、《云和县人民政府常务会议纪要》、《云和县人民政府县长办公会议纪要》记载和传达县政府全体会议、常务会议、县长办公会议的讨论情况和决定事项，由综合一科负责记录和整理，由会议召集人签发。

（2）《专题会议纪要》，记载和传达县政府专题会议的讨论情况和决定事项，由具体承办会议的科室负责记录和整理，由会议召集人签发。

4、县政府办公室编发的非正式文件:

（1）《云和政办通报》，主要用于印发县政府领导在全县性重要会议上的讲话摘要，以及其他需要各乡镇、各部门周知的文稿。

（2）《云和参阅》，主要用来印发有重要参考价值的调研文章，由综合一科（调研科）负责。

（3）《专报信息》和《云和政讯》主要用于向县政府领导报送有参考价值的信息，刊登对全县经济建设和社会发展具有一定指导性的短文，由信息科负责。

（4）《政务督查》，主要用于交流督查工作和督查事项的落实、反馈情况，由督查室负责。

5、《云和县人民政府督查室》，编“云政督”字号，主要用于编发督查通知、查办通知、督查通报等，由督查室负责。

（三）发文程序

县政府及其办公室一般的发文流程：政府部门初稿一-分口秘书草拟一一分管主任审签一-综合一科核稿-一文字主任审签一-主任审签一县政府领导签发一一文书室编号二一文印室缮印一-文书室盖章、分发。

1、公文草拟:

（1）文种要正确。行政机关的公文种类主要有13种：命令 （令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。要根据行文目的、发文机关职权和主送机关的行文关系确定正确的文种，一般不用公报、决议等共产党机关文种，条例、规定、办法、细则、计划、总结等不能独立使用，需用有关文种转发。

    （2）文稿要规范。文稿要符合国家的法律、法规和有关规定，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。文稿应当使用国家法定计量单位，人名、地名、数字、引文要准确。数字除成文日期和用作词素必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字。政府部门初稿要有部门主要负责人签名（不必签批任何意见）。

2、公文审签:

（1）以县政府和县府办名义发文的文稿审核要做到“六查”:①查发文程序。如是否确需发文，以什么名义发文，是否按规定进行会稿、核稿、签署或提交一定的会议通过等。②查矛盾抵触。如文稿内容与法律、法规及上级规定是否一致；与本机关发过的公文是否一致；段落之间有无矛盾等， ③查政策界限。如文稿的政策界限是否清楚、切合实际；有无向党委部门作指示、交任务的现象等。④查措施落实。如文稿提出的要求是否反映了领导的意图；采取的措施是否明确具体、切实可行;涉及其它部门的问题是否协商一致等。⑥查文字表达。如文件的书写是否规范，文字有无歧义错漏，标点符号是否正确，行文是否条理清楚等。⑥查公文格式。如行文的关系是否明确，使用文种及主题词是否确切，公文格式是否符合规定等。特急件、急件应随到随核，一般文稿在1个工作日内核毕，审核后签名表示同意。规范性文件分口秘书草拟后，送法制科审核，再进入发文流程。

（2）以县政府名义发文的，必须经办公室主任审核，由分管副县长或县长签发。其中决定、命令、议案和规范性文件，上行文和云政干文件必须由县长签发。以县政府办公室名义发文的，由办公室主任或主持工作副主任签发，文内注明“经县政府同意”的，需先呈县长或分管副县长审阅后发。

（3）领导签发后的文稿原则上不再改动，个别不影响文件原意的文字需作改动的，由综合一科及分口秘书复核。内容改动较大的，须将原稿及清单一并送签发人复审。

（4）起草、修改和签批公文，用纸用笔用墨必须符合存档要求。用300格稿纸，以钢笔、签字笔，用墨汁、碳素墨水书写，涂改可用红墨水；不用400格及条形稿纸，不用铅笔、圆珠笔，不以纯蓝、蓝黑墨水书写，不得在装订线外书写。不得使用色带打印机直接拉出来的文稿送签、归档。

3、公文印发：

（1）领导签发后的文稿，统一送文书室登记并编发文号，再送文印室缮印。

 

（2）文件油印后要经“第一读者”阅读。校对和“和第一读者”由拟稿人或相应科室承担。

   （3）印制完成的文件，由文书室盖章、装订和分发。急件要随到随办随发，其他文件一般要求在3天内缮印并发出（校对和第一读者不及时除外）。

   （4）发文后文书室要及时整理文稿，正件附件要完整，相关材料要齐全，并留下2份正本文件与原稿一并归档。

三、文件格式

（一）公文的一般格式:

1、文件版头部分又称文件眉首，用红色反线隔开，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

（1）秘密等级和保密期限，用五角星连接，顶格标识在版心右上角第1行。未规定保密期限的按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。绝密、机密公文要标明份数序号，份数序号为6位数，从“000001”起编，顶格标识在版心左上角第1行。

（2）紧急程度，分为特急、急件2种，顶格标识在版心右上角第1行（有秘密等级的顶格标识在版心右上角第2行）。已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，不再标注紧急程度。

 （3）发文机关标识，由发文机关全称或规范性简称后加“文件”组成，云和县人民政府和云和县人民政府办公室的发文机关标识，不冠“浙江省”，也不用简称。

（4）发文字号，由发文机关代字、年份、序号组成，机关代字要精简规范，并长期固定使用；年份要四位数全称，并用六角括号括入；序号不编虚位，不加“第”等字样。联合行文飞只标明主办机关发文字号。

（5）签发人，上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，分别居左、居右各空1字。联合行文还要在签发人姓名下方对齐标注会签人姓名（红色反线相应下移）。

2、文件主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素。

（1）标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。除法规、规章名称等加书名号外，一般不用标点符号。标题过长或中间需停顿时，可用换行或空格的方式解决，人名、地名、词语不能拆开。

（2）主送机关，要使用全称或规范化简称、统称，置于正文第1行，顶格书写。云政发、云政办发等普发性文件的主送机关为“各乡（镇）人民政府，县政府直属各单位”。

（3）正文，文内使用非规范化简称，要先用全称，并注明“（以下简称×××）”字样。引用公文要先引标题，后引发文字号。

（4）附件说明，在正文下空一行居左空2字标识“附件”注明附件顺序和名称。附件要与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”和顺序号；不能装订在一起的，还要在附

件首页的左上角注明主件的发文字号，被批转、转发、印发的文件，也是公文的附件，在公文标题中己写明附件标题的，可不作附件标注。

（5）成文日期，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准，因故不能及时行文超过20天的，成文时间由承办单位确定。除文中注明外，成文日期即文件的生在效日期；公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

（6）印章，单一机关和2个机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。排版后所剩空白容不下印章位置时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”来解决。联合上报的公文，为简化手续和提高效率，主办机关加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章，加盖3个以上（含3个）印章时在发文日期和正文之间署发文机关名称。并加上圆括号。请示和上行文的意见要在附注处注明联系人的姓名和电活。

3、文件文尾部分又称文件版记，在文件末页，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素。

（1）主题词，按类别词、类属词、文种的顺序标引，要用主题词表内的词，如找不出准确的主题词，可按宜窄原则，在类别词中选择。

　（2）抄送机关、一般按党委、人大、政协、法院、群众团体、事业单位、企业单位、驻云单位的顺序排列。县政府令、云政发、云政干、云政办发、政办通报等普发性文件，

抄送机关为“县委各部门，县人大办、政协办，县人武部，县法院，县检察院，各群众团体”。

（3）印发机关，县政府、县政府办公室文件的印发机关均为县人民政府办公室，位于抄送机关之下，居左空1字。

（4）印发时间，以送印日期为准，位于抄送机关之下，居右空1字。

（二）公文的特殊格式:

1、下行文的意见和云政干文件的主送机关标在版记抄送机关之上；公文营页不能显示正文时，也将主送机关标在版记的抄送机关之上。政府令和议案，由县长签署，加盖县长签名章，不标注主题词。

2、会议纪要、政办通报、云和参阅、专报信息、云和政讯、政务督查等不编发文字号，只编顺序号，不加盖公章；发文机关居左空1字置眉首反线之上，成文时间居右空l字置于眉首页反线之上；受文单位置于版记位置，标明分送单位，云和参阅、专报信息、云和政讯、政务督查等的版记，印制签发人、责编、打字情况。

   （三）印刷格式:

    1、公文用纸采用国标标准A4型（297毫米×210毫米）

 

左侧装订。天头（上白边）37㎜，订口（左白边）28mm,版心（不含页码）156㎜×225㎜。版心一般每页排22行，每行排28字，从左向右横排。

2、发文机关标识一般为小标宋体字，文件标题用2号小标宋体，秘密等级和保密期限、紧急程度、小标题、重点字句和主题词用3号黑体字，签发人姓名为3号楷体字，主题词词目用3

号小标宋体字，正文及其他为3号仿宋体字。

3、回行时注意标点符号，正文的数字、年份不能拆开回行，抄送回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

4、公文双面印刷，页码套正，单页码居右空1字，双页码居左空1字；版记应标注在公文的最后一面，版记中的反线宽度同版心，版记的最后一个要素置于最后一行。

5、云和县人民政府通告用纸、用字、格式和排版，可根据实际需求来确定。

四、公文归档管理

1、公文办理完毕后，由文书室负责，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，及时整理（立卷）归档，妥善保管，并于次年6月前移交档案部门。个人不得保存应当归档的公文。

2、公文管理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密规定。秘密文件，必须采取保密措施，确保安全。

　　　不公开发表的未标密级的公文，按内部公文处理。

　　3、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所、由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文应当进行登记。

    本实施细则自发文之日起执行。原《云和县人民政府办公室公文处理实施细则》同时废止。